La organización del teletrabajo es un reto para todos aquellos profesionales independientes y empresas que tienen que afrontarlo. 

Llevo más de 10 años trabajando en remoto y por eso quiero darte algunas ideas o pautas a tener en cuenta, que pueden ayudarte a la hora de empezar con la experiencia del teletrabajo.

El teletrabajo es una oportunidad fantástica para  organizarte el tiempo como quieras, pero hay que limitar las distracciones, evitar procrastinar y no dejar de cuidarse.

Tal vez la primera semana te cueste seguir estos consejos, pero conforme los vas aplicando no podrás dejar de realizar estas  rutinas básicas de auto-organización.

Márcate unos horarios

Cual si de ir a trabajar a la oficina se tratara, para organizar eficazmente tu teletrabajo es importante que te marques unos horarios para no despistarte. Trabajar de forma ordenada, te ayudara a no empezar demasiado tarde y terminar las cosas a tiempo.

El teletrabajo te permite ser más flexible en tus horarios, pero si no te planificas bien y cumples tu planificación, es posible que vayas a trompicones y no seas productivo. 

Tu horario deberá incluir los siguientes bloques básicos:

Hora para empezar a trabajar 

Hora de finalización de trabajo

Descansos! acuérdate de respetar los descansos, tómate un té o café, estira las piernas, sal a la terraza o al balcón, estira la espalda y fija la vista en el horizonte. Los descansos son tan importantes en la oficina como durante tus horas de teletrabajo.

Dúchate y arréglate!

Tanto si tienes que salir como sino, o si tienes una reunión como si no, dúchate, desayuna y haz todo lo que tengas que hacer antes de ir a tu espacio de trabajo.  Trabajar en pijama suena bien para un día o dos, pero mi recomendación es que estés listo a la hora que te has marcado para empezar a trabajar. 

Es importante que seas fiel a la rutina que te has marcado para trabajar y que diferencies entre horas de trabajo y horas de estar en casa. 

Horas de trabajo y horas de casa

Cuando trabajas desde casa es muy fácil caer en la tentación de combinar el poner una lavadora con pensar en una estrategia para vender más, aquello de: ” Va! que como sólo son 10 minutos me pongo y así luego ya lo tengo hecho.” pues no!!

Para organizar el teletrabajo de forma eficiente asegúrate de ser fiel a tu horario y dejar las tareas de casa para las horas que, en tu horario, te hayas marcado para tareas de casa. Si no lo haces así poco a poco se te van a ir yendo las horas en cosas de casa  u otras distracciones y acabarás siendo poco productivo en tu trabajo desde casa.

Lo mismo aplica al revés, si no respetas tus horarios trabajarás ilimitadamente y terminarás por comerte el tiempo de casa trabajando.

Márcate unos objetivos

Teletrabajar es trabajar, así que no dejes de marcarte unos objetivos medibles en el tiempo. 

Medir la consecución de estos objetivos te ayudará a asegurar que estas siendo todo lo productivo que esperabas ser.

Ojo con el móvil y las distracciones!

Durante tus horas de trabajo desde casa, es recomendable tener el móvil en silencio. 

Las distracciones son el mayor enemigo de la productividad cuando se teletrabaja, sin darte cuenta mirarás whatsapp un momento y acabarás perdiendo horas muy valiosas con el teléfono en la mano.

Organización del teletrabajo en equipo

Si trabajas en equipo y en remoto es importante contar con herramientas online que faciliten la tarea de coordinación y organización del teletrabajo. 

Hace 10 años tenías que tirar de email y poco más, pero hoy en día no hay excusa para que la coordinación con tu equipo funcione a la perfección.

Herramientas de Google para la organización del teletrabajo

Google pone a disposición de todo el mundo sus plataformas para que los documentos, fotografías e incluso calendarios estén sincronizados. Utiliza

Google Drive

Para crear documentos en línea, editables en tiempo real por todos los miembros de tu equipo o aquellos que tu decidas.

Para almacenar de manera ordenada cualquier documento que necesitéis compartir entre los miembros de tu equipo.

Google Photos:

Si usualmente necesitáis tirar de fotografías para vuestro trabajo ya sea para presentaciones, para gestionar la cuenta de instagram o para la web, google photos es un espacio perfecto para guardar y organizar en álbumes todas las imágenes.

Google Calendar:

Recuerdas aquello de marcarte unos objetivos y unos horarios? Tener un calendario compartido o varios calendarios sincronizados os ayudará a organizaros el día y a saber cuándo esta disponible cada miembro del equipo.

Trello o Slack

Trello es una herramienta fantástica para coordinarse por proyectos.

Puedes organizar tus proyectos en listas, tableros y tarjetas para priorizar de forma flexible y clara para el resto del equipo.

Slack es también una muy buena opción para gestionar trabajos y proyectos colaborativamente, creando canales y temas.

Estas dos herramientas te permiten tener la comunicación del equipo totalmente organizada durante el teletrabajo. 

Reuniones en remoto

Verse las caras regularmente con el resto del equipo es importantísimo! Si sois un equipo grande, organiza reuniones con Zoom es gratuito para reuniones de máximo 40 minutos. Esta limitación en el tiempo te irá genial para tener reuniones eficaces y evitar irse por las ramas. Otro clásico es Skype y si no sois más de 4 incluso podréis arreglaros con Whatsapp! Pero luego recuerda ponerlo en silencio! 😉

Registra el tiempo de trabajo

Si  tienes varios clientes, Toggl es una aplicación que funciona muy bien para guardar un registro del tiempo que dedicas a cada empresa/proyecto.

Es una herramienta freemium por lo que tiene una version gratuita que funciona muy bien si necesitas saber cuanto tiempo dedicas a cada uno de tus clientes, y luego también tiene una versión de pago que te permite asignar el precio por hora y generar facturas directamente desde la aplicación.

Tus horas dedicadas estarán disponibles en todos tus dispositivos y en cualquier lugar.

Espero que te ayuden estos tips y herramientas propuestas para la organización del teletrabajo. 

Disfruta y aprovecha, recuerda que sólo necesitas un poco de autodisciplina y organización para que la experiencia del teletrabajo sea absolutamente positiva!

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